Case

Att våga satsa på drömmen.

Chalmersprojektet som mynnade ut i ett framgångsrikt företag. Det är den enklaste och kortaste beskrivningen av det Jörlandabaserade Synteko AB; en verksamhet som tillverkar och säljer underhållsprodukter till golv, där det i produktsortimentet i huvudsak ingår golvlack och oljor. Sedan starten år 1999 har företaget växt och expanderat till USA och byggt ett stadigt nätverk av affärspartners runt om i världen. År 2019 blev företaget uppköpta av ett investmentbolag och tog därmed steget mot ytterligare möjligheter, men också ökad trygghet och stabilitet. Med 20 engagerade medarbetare och ett starkt varumärke i ryggen har Synteko stora ambitioner för framtida tillväxt och lönsamhet.

Men att våga sikta högt är inte alltid möjligt. Synteko nådde en punkt när det inte längre var möjligt att växa, inte minst på grund av en allt för komplex verksamhet, och man insåg att förändringar skulle behöva ske.

”Tidigare hade vi ett ekonomisystem och ett produktionssystem som inte pratade med varandra, vilket gjorde hela verksamheten väldigt komplex. Det fanns ingenting att luta sig tillbaka på”.

 Jonny Wiberg är sedan 2022 Syntekos VD; en roll han hoppade på efter att ha varit företagets försäljningsansvarige sedan 2021. Efter att han klivit in i den nya rollen fick han ett nytt perspektiv på verksamheten och blev mer medveten om de brister som fanns. Dessa utmaningar hade funnits under en längre tid och en process för att hitta ett nytt system hade inletts.

En utmaning som behövde lösas var lagerhanteringen, som vid denna tidpunkt var manuell. Detta gjorde det svårt att se vad som faktiskt skedde och vad som påverkades av vad, vilket blev både tids- och resurskrävande. En annan anledning till att det blev dags att leta efter ett annat system var uppköpet 2019. I samband med det kom förväntningar uppifrån om ökad modernisering, men också om förmågan att ta ut data och information på ett effektivt och enkelt sätt. ”Vårt sätt att jobba innan fungerar utmärkt i ett litet bolag, men vi insåg att så som vi växer nu och med ambitionerna vi har för framtiden så var det en ohållbar situation. Det var då vi började kolla efter ett system som skulle kunna hantera hela flödet”, berättar Jonny.

Med fokus på produktion

Att välja rätt system är dock inte alltid helt lätt. Jonny berättar att det för Synteko var extra viktigt att det nya affärssystemet skulle kunna underlätta och effektivisera det administrativa kring produktionen. Produktionen innebär att väldigt många ingredienser hanteras i varje batch, vilket i sin tur innebär att det är viktigt att systemet kan följa inleveranser av råvaror. Det var också viktigt att systemet skulle kunna hantera flera olika enheter, då man köper in nästan allt i kilo men säljer allt i liter eller styckvis. Tidigare har dessa enheter likställts, men på grund av densiteten och andra omständigheter orsakades ofta fel som sedan behövde korrigeras. Alla produkter och råvaror har en livslängd vilket också var en anledning till att batchhantering var ett krav i det nya systemet. Att stå med gamla produkter på hyllorna kan bli väldigt kostsamt, inte minst då kemikalier som blir gamla behöver hanteras på ett speciellt sätt. Det blir därmed viktigt att systemet ska kunna ge information om när en produkt eller råvara börjar bli gammal, så att det är möjligt att agera i tid.

”Till en början tyckte jag att vi hade valt ett för stort system. Men efter samtal med mina kollegor och med Littlefish har jag insett att vi snarare är rustade för framtiden”.

Alla med på tåget

Inställningen bland medarbetarna var till en början positiv kring det nya systemet. I takt med att implementationen av affärssystemet löpte på insåg många hur mycket jobb det var och hur många problem som kan uppstå om rätt information inte finns i systemet. ”Vi hade sparat extremt mycket tid om vi hade gjort det rätt från början. Just därför fick vi en långsam start och många var väldigt tveksamma och tänkte att det inte funkar och att allt går fel”.

Jonny fortsätter och beskriver hur han själv hade samma inställning som medarbetarna. Ingenting fungerade, det var fel information överallt och allt var systemets fel. Men efter en sittning med Littlefish klarnade allt. ”Jag insåg då att det ligger extremt mycket på oss och att vi inte har förstått vikten av att ha in rätt information, utan vi har kört på som vi alltid har gjort och med inställningen att ”ungefär är okej”. Möjligheterna i systemet är oändliga och det ligger på oss att vilja lära mer”. Jonny fortsätter och berättar att han från att ha mötts av mycket oro och osäkerhet nu upplever en övertygelse om att implementeringen av affärssystemet var det bästa företaget någonsin gjort. Nu finns det en vilja att fylla systemet med rätt och ny information och att lägga till saker som ingen tidigare tänkte på behövdes.

Hur blev allt?

Ett tydligt exempel på hur affärssystemet har hjälpt Synteko är det tidigare problemet med produkter som står och blir gamla på lagret. Innan implementationen var det gissningar som avgjorde vilken produkt som skulle plockas från hyllan, vilket försvårades ytterligare av det faktum att produkterna inte har något exakt utgångsdatum. Redan nu har det blivit möjligt att spara väldigt mycket pengar på att kunna få den informationen från systemet, samt att det ökat medvetenheten om den egna produktionen och produkten. Nu är det möjligt att agera innan en produkt eller råvara tar slut och därmed undvika den kostnad som uppstår när gamla råvaror behöver destrueras. Det är nu också enklare att undvika stopp i produktionen som annars kan uppstå när de råvaror som behövs plötsligt är slut. Nu är det i stället möjligt att hela tiden ligga steget före och därmed tillverka större volymer, med samma personal.

”Nu ligger vi hela tiden steget före och det är det som känns tryggt inför framtiden. Vi kan undvika kostnaden av produkter och råvaror som blir för gamla och vi vet hela tiden vad vi ska beställa och tillverka, vilket då gör att vi kan få ut mycket mer produkter på samma personal”.

Feedback från partners

Eftersom Synteko endast säljer via partners är relationen med dessa viktig. Med hjälp av Business One kan företaget nu förmedla mer exakta leveransbesked, hålla leveranstider, samt bättre sköta reklamationer; tack vare spårbarheten i systemet.

”Nu funkar det och vi kan göra vad som förväntas av oss. Det är en omedelbar effekt av att vi har bytt system, att vi vet vad vi ska göra och när. Så den feedbacken har vi fått från många håll. Om något går fel kan vi spåra tillbaka till tillverkningstillfället och stoppa produkterna innan de når slutkund vilket också sparar mycket pengar. Det minskar både bekymmer och badwill på marknaden”.

Att nu våga sätta mål för framtiden

Syntekos mål för framtiden är att minska produktutbudet. Tidigare var fokus på att vara flexibla och att kunna uppfylla varje kunds önskemål, något som inte går om man vill fortsätta växa, enligt Jonny. ”Det fungerar inte om man ska ha stora kunder och stora volymer. Nu håller vi på att rensa ut alla småprodukter som inte har tillräcklig volym, något som är möjligt tack vare att vi nu har ett system som talar om för oss hur mycket vi säljer av varje produkt”.

Hur kommer SAP stötta era framtidsdrömmar?

Jonny betonar att SAP Business One har möjliggjort att verksamheten nu är i en position där de vågar sikta högre än någonsin. ”Systemet är helt avgörande för att vi ska kunna nå våra ambitioner inom en rimlig tidsram”.

Det finns fortfarande mycket kvar för Synteko att utforska i affärssystemet; både i form av funktioner som väntar på att bli implementerade, samt utökad utbildning och förståelse för hur systemet fungerar.

”Man kan säkert välja ett mycket billigare affärssystem, men jag tror att man får det man betalar för. För vår del så hade vi kanske klarat oss med en enklare lösning, men då hade vi vid en viss tidpunkt behövt börja om igen, och affärssystem är något man helst inte byter”.