Att våga släppa gamla rutiner

Äntligen är det dags: ett nytt affärssystem ska implementeras och ni har hittat ett som kommer hjälpa er nå era mål. Under implementationens gång inser ni mer och mer att era gamla sätt att arbeta inte riktigt funkar ihop med hur affärssystemet funkar. Så för att kunna använda affärssystemet på bästa sätt och därmed skala upp er verksamhet behöver ni uppdatera era processer. Det kan låta enkelt, men många företag har svårt att släppa taget om gamla rutiner och beteenden, istället för att anamma nya arbetssätt som funkar bättre ihop med affärssystemet. Även efter att det nya affärssystemet är implementerat så finns risken att motstånd byggs upp inom organisationen; trots att fördelarna med det nya systemet är många. Varför blir det så? Och hur kan ni tänka för att enklare släppa taget om det gamla? Vår konsult Magnus Nebel delar med sig av några tips:

Varför är det så lätt att fastna i det gamla?

Jag brukar se ett affärssystem som en bil, där syftet är att på ett effektivt sätt ta sig från punk A till punkt B. När föraren lärt sig köra bilen så kan fokus läggas helt på vart man ska köra, och inte lika mycket på hur man ska komma dit. Detsamma gäller för affärssystem; när man kan systemets rutiner så kan man istället fokusera på det som systemet finns där för att underlätta. Men när man inför ett nytt system så behöver fokus läggas på att lära sig systemet, då inget längre går på rutin. Det gör att mindre energi kan läggas på att se vart man ska eller varför man ska dit; allt fokus behöver ju läggas på att köra bilen och på att inte köra i diket. Det är med andra ord både svårt, och kanske lite läskigt, att byta sina rutiner och många väljer då att hålla fast vid sina gamla sätt att arbeta på trots att det nya affärssystemet är uppbyggt efter andra typer av processer. Att då hålla fast vid sina gamla rutiner kan då göra att många av de fördelarna som affärssystemet kan ge försvinner. Så varför fastnar man då i träsket av gamla rutiner, trots att det är just nya rutiner som behövs för att kunna växa tillsammans med det nya affärssystemet?

Man är bekväm med det man har

Det är lätt att bli bekväm i gamla rutiner, då det inte kräver lika mycket energi och då fokus kan läggas på vad som ska göras, och inte lika mycket på hur eller varför. Ett nytt affärssystem kan innebära att de gamla arbetssätten måste skrotas, och helt plötsligt behöver man tänka och fatta beslut kring sådant som tidigare gick på rutin. För medarbetaren som inte har varit delaktig i implementationen av det nya systemet och som inte förstår nyttan och målet med förändringen kommer det bli svårt att ta till sig de här nya arbetssätten.

Rädsla för att göra fel och tappa kontrollen

Invanda beteenden innebär också en trygghet. Processerna är väl inövade och medarbetaren vet vilka fallgropar som finns och hur dessa kan undvikas. Ni vet hur bilen funkar och att köra den krävs ingen större ansträngning; allt går på rutin och ni kan lägga allt fokus på slutmålet. Ett nytt system innebär att de gamla rutinerna inte längre gäller och att de dagliga arbetsuppgifterna behöver hanteras på ett nytt sätt. Av rädsla för att göra fel blir tröskeln till att börja använda de nya processerna högre och många lockas att hålla fast vid de gamla rutinerna.

Tiden finns inte

För många är arbetsdagen fylld av arbetsuppgifter redan innan implementationen, och tid finns inte för att sätta sig in i och lära sig ett nytt system.

Hur kan man göra för att inte fastna?

Jag anser att det viktigaste är att skapa engagemang och acceptans bland medarbetarna, och att förankra det nya affärssystemet genom hela organisationen. Alla behöver inte älska den nya förändringen, men det krävs att alla accepterar den så pass mycket att de kan ta till sig de nya rutinerna. Det krävs här att medarbetarna bjuds in till engagemang. De behöver få en chans att lära sig inte bara de nya arbetssätten, utan också att de får se och lära sig vad målen med det nya affärssystemet är och varför en sådan förändring är nödvändig för att organisationen ska kunna fortsätta växa och nå ökad lönsamhet. Medarbetare som känner att de har fått vara en del av processen och som vet vad målet med förändringen är kommer ha lättare att ta till sig de nya rutinerna. Här ger vi några tips på hur ni kan skapa just engagemang, och därmed förankra ert nya system.

Sätt upp tydliga mål

Oavsett vad det var, så hade ni antagligen en anledning till varför ni ville implementera ett nytt affärssystem. Kanske var det för att det gamla systemet inte längre kunde stötta er? Eller kanske var det för att de processer som ni hade inte var produktiva nog? Se till att både innan och efter implementationen hålla fast vid detta och att fokusera på det mål ni vill uppnå med det nya affärssystemet. Det kan göra att det känns enklare att ställa om och att förändra hur ni tidigare har jobbat. Genom att involvera medarbetarna och se till att de kan relatera till målet så ökar engagemanget samt acceptansen av det nya systemet och de nya rutinerna.

Utbilda

Kunskap skapar acceptans, och genom acceptans kan ni bygga engagemang. Kunskap gör också att rädsla och oro inför förändringen kan minskas. Så fort medarbetaren vet hur bilen fungerar så kan fokus istället läggas på slutmålet och att hitta den bästa och mest effektiva vägen för att köra dit.

De nya processerna kommer antagligen kräva någon form av utbildning och oavsett om det bara behövs en snabb genomgång eller en heldagsutbildning så är det viktigt att prioritera medarbetarnas möjlighet att lära sig det nya systemet och de nya processerna. Det gör inte bara att ni snabbare kan komma igång, utan det ökar också chansen för att medarbetarna ska få se fördelarna med att förändra. Det kan även vara en bra idé att under implementationens gång låta medarbetarna testa systemet. Även om det är bra att visa och förklara målet med det nya systemet, så är det ofta inte förrän det går att se de praktiska resultaten som det går att lugna skeptikerna. Så genom att tidigt visa rent praktiskt hur systemet kommer att underlätta de dagliga arbetsuppgifterna så blir förändringen i slutändan enklare att ta till sig.

När implementationen är över och den inledande utbildningen är avslutad är det viktigt för framtiden att se affärssystemet som en dynamisk produkt. Vidareutveckling av systemet kommer att behöva göras och att ständigt uppdatera kunskapen om systemet är oerhört viktigt; inte minst i takt med att nya medarbetare börjar på företaget. För att inte tappa kontrollen och för att se till att den interna kunskapen alltid är relevant är löpande utbildning av största vikt.