Projekthantering på distans

Att leda projekt på distans kräver inte några andra egenskaper som ledare, jämför med att jobba enligt den klassiska ”på plats”-versionen. Däremot krävs en annan typ av tydlighet och struktur för att digitala projekt ska kunna genomförs med samma lyckade utfall. 

Projekt på distans är, snart två år in i pandemin, fortfarande lika aktuellt och är en arbetsvardag som antagligen kommer bli standard även i framtiden. Som ledare kommer du i denna miljö att sättas på prov. Dina egenskaper som ledare kommer att fungera på samma sätt i det virtuella teamet som det gör när ni arbetar fysiskt på plats, men du kommer att behöva hitta nya plattformar att utöva dessa på. Precis som i ett projekt som utförs på plats så behövs tydlighet, uppföljning, struktur och teamkänsla även när projekten utförs på distans. Se till att det finns en plan och tydliga riktlinjer kring hur ni kommunicerar internt, samt att ni använder er av bra och tillförlitlig teknik och digitala lösningar som kan underlätta kommunikations- och uppföljningsarbetet. Vikten av att dessa bitar finns på plats ökar ännu mer vid just distansarbete, då avsaknaden av fysiska möten ökar risken för missförstånd, att något glöms bort, eller att team-medlemmarna tappar motivationen. Vikten av att ge uppmärksamhet och att se varje individ ska inte underskattas; särskilt inte när det handlar om virtuella möten.

Precis som i alla projekt så är gruppdynamiken i de virtuella projekten viktig. Se till att det finns olika typer av kompetens representerad i teamet. Det är inte helt ovanligt att några eller alla team-medlemmar inte känner varandra sedan tidigare, och det blir då extra viktigt att inleda projektet med ett uppstartsmöte eller workshop där ni tillsammans pratar igenom era visioner med projektet. Det blir en chans för team-medlemmarna att lära känna varandra lite närmare och att skapa er en gemensam målbild av hur projektet ska sluta. När projekt utförs på distans blir detta moment än mer viktigt, då det band som skapas mellan team-medlemmarna när man kan träffas fysiskt försvinner helt eller delvis.

Att ha ett tydligt mål för projekt är alltid viktigt; att veta vart projektet är på väg gör det enklare att under tidens gång upptäcka om projektet håller på att styras i en annan riktning, men det bidrar också till en ökad motivation bland teamets medlemmar, då det blir tydligt vad som ska uppnås. För att kunna utvärdera projektet i efterhand så behövs också något att jämföra utfallet mot. För att målen ska bli så tydliga och mätbara som möjligt så rekommenderar vi att använda del väletablerade SMART-ramverket. 

Att sätta smarta mål 

Smarta mål kännetecknas av följande:

Specifikt

Mätbart

Accepterat

Realistiskt

Tidsbundet

Mål som är specifika är enklare att ta till sig och att mäta. Specifika mål är också enklare att bryta ner till mindre beståndsdelar och dagliga arbetsuppgifter. För att definiera specifika mål så finns det en enkel kom ihåg-regel att förhålla sig till: Vad vill vi uppnå; Varför är det här viktigt; Vem eller vilka är inblandade; Var görs det här; Vilka resurser eller begränsningar gäller?

För att ett mål ska vara tydligt så måste det också vara mätbart. Här behöver ni ställa er frågan: Hur ska målet mätas; vilken tidsperiod ska vi förhålla oss till; vad är det vi ska mäta, vad ingår; vem ska mäta?

För att projektets mål ska kunna uppnås så måste alla inblandade förstå och acceptera målen. Om målen känns för oöverkomliga eller otydliga så ökar risken att teamet får svårt att hitta motivation till att fortsätta hitta kreativa lösningar som kan ta projektet framåt. 

Att mål ska vara realistiska låter självklart, men det är inte alltid så enkelt som det låter. Mål som är allt för realistiska kan upplevas som så enkla att de tappar sitt värde och sin utmaning. Mål som istället är orealistiska får effekten att det minskar motivation istället för att öka den, då det inte finns någon chans för målet att bli uppnått. Realistiskt och lagom utmanande är en bra riktlinje, även om det i sig är en utmaning. 

För att kunna mäta resultatet och för att skapa någon form av struktur i projektet så måste målen vara tidsbundna. Helst ska det även finnas delsteg och delmål. Det ökar känslan av att projektet går framåt, men gör också att nu snabbare kan upptäcka om projektet är på väg i fel riktning, om det kommer gå över budget, eller liknande.