Varför det är så viktigt med utbildning vid införande av nya system.
För att hinna med i utveckling så väljer många företag att investera i ny, uppdaterad mjukvara. Det leder inte allt för sällan till att funktionaliteten ökar, samtidigt som användarvänligheten minskar. Enligt en rapport från Gartner, där anställda på verksamheter i Tyskland, USA, Frankrike och Singapore deltog, uttryckte över hälften en frustration över ny mjukvara som införts på deras verksamheter de två senaste åren, och hade helst sett att ledningen tog tillbaka de system som användes innan. Här finns också en stark vilja att inte använda den funktionalitet som man är missnöjd med. Det gör att de fördelar som system kan bära med sig inte utnyttjas.
Användarvänlighet framför funktion?
Rapporten talar för vikten av användarupplevelsen samt att utbilda personalen så att de känner sig bekväma med de system som implementeras. Även om funktion är viktigt när nya system och mjukvaror utvecklas så är användarvänligheten och tillgången till utbildningsmaterial minst lika viktigt. Utbildningen bör innehålla guider och liknande kring själva användandet av systemet. Det är speciellt viktigt att utbildningen innehåller praktiska exempel på hur systemet ska användas och inte bara instruktioner kring var det går att hitta viss information. Dessutom bör medarbetarna involveras i processen så att de förstår varför det nya systemet har implementeras och vilka fördelar det kommer att ge. Gör det tydligt att införandet av systemet inte kommer att lyckas om inte alla hjälps åt och bidrar, så att varje medarbetare känner att de får ansvar och att de är en del av projektets genomförande.
Vad kan hända om medarbetarna inte utbildas?
Känslan av att inte förstå syftet med det nya systemet och att inte veta hur det ska användas kan väcka många negativa tjänster. Risken som kan uppstå om medarbetaren inte får tillräcklig utbildning är att de blir stressade och omotiverade, vilket i sin tur leder till att fördelarna i form av effektivitet och minskade kostnader reduceras. För att kunna nyttja de fördelar som eftersträvades då systemet köptes så krävs alltså att alla använder systemet, i den mån som är relevant för dem. Utan utbildning blir det alltså svårt att på riktigt uppnå dessa fördelar.
