Att leda förändringsarbete
Nu har vi snart kommit halvvägs in på år 2021, och kanske kommer de kommande månaderna präglas av förändringar inom er organisation. Kanske ska ni omorganisera, byta lokaler, eller digitalisera era processer. Oavsett storlek eller omfång så är förändring en naturlig och viktig del i varje organisation. Därför är det viktigt att du som chef vet hur förändring ska hanteras.
Det finns några punkter som mer eller mindre alltid förekommer när förändring är i rullning på arbetsplatsen, och som därför kan vara bra att som chef ha koll på. Dessa är:
- Det tar tid för förändringsarbetet att faktiskt bli en del av verksamheten, då det tar tid att få in nya vanor och rutiner
- Resultatet av förändringsarbete är svårt att förutse, då organisationer och individer är unika och komplexa
- Vi är ofta väldigt bundna till våra vanor och förändring kan skapa rädsla och motstånd
Vikten av motivation
Det är alltså viktigt att inse att förändring med största sannolikhet kommer möta motstånd, och det blir därmed viktigt för dig som chef att bemöta den förvirring och irritation som kan uppstå. För att förändringen ska lyckas så måste medarbetarna vara med på tåget och inse varför en förändring kommer göra organisationen ännu mer effektiv och lönsam. Stora förändringar kräver mycket arbete, vilket gör att behovet av samarbete ökar. Du behöver alltså motivera medarbetarna till att förstå nyttan. Alla behöver inte tycka att förändringen är positiv; det kan räcka att de förstår att förändringen är nödvändig.
Tips på hur du kan motivera medarbetarna:
- Visa konkreta exempel på vad förändringen kan resultera i; det gör syftet och målet med förändringen tydligare
- Lyft fram gruppens framsteg och fördelarna som förändringen bär med sig
- Prata med varje medarbetare och diskutera hur förändringen kan gynna och förbättra varje persons arbetssituation. Det blir också ett tillfälle för dig att plocka upp eventuella irritationer eller oroligheter som kan förekomma under förändringsarbete. Ju tidigare dessa kommer till ytan, desto tidigare kan ni göra något åt dem.
Att förändring kommer innebära en viss dos av kaos och förvirring är inget konstigt. Kaoset kan leda till kreativa lösningar, men det kan också leda till oro. Därför är det viktigt att hålla en tydlig kommunikation, både innan och under förändringsarbetet. Informera medarbetarna om varför förändringen behöver ske och ta emot deras feedback och idéer. Att involvera medarbetarna i processen kan skapa en mer positiv inställning till resultatet. Genom att visa att det är okej att komma med förslag kommer medarbetarna känna sig mer trygga i att komma med nya idéer. En positiv följd blir att förändringsarbetet blir bättre och accepteras av medarbetarna.
För att underlätta att information sprids till hela organisationen är det bra att en konkret kommunikationsplan tas fram. Kommunikationsplanen bör inkludera regelbundna avstämningsmöten tillsammans med medarbetarna.
Vikten av att digitalisera
Förändringsarbete är alltid en utmaning. Men att digitalisera processer hjälper till att skapa goda förutsättningar för framtida förändringar, även om digitaliseringsarbete kan ses som ett förändringsarbete i sig.
Det finns massor av system på marknaden som är till stor hjälp under ett förändringsarbete. I HR-systemet Planfish finns det funktionalitet som stödjer tidsregistrering och projekthantering. Det innebär att systemet kan stötta i att strukturera förändringsprojektet och se till att det håller sig inom tidsplanen. Genom att kombinera projektplanering med ett HR-system kan ni balansera projektdata med personaldata och få översikt i hur medarbetarna mår och tidigt agera genom att sätta in resurser för att lösa eventuella oroligheter. Datan från ett HR-system möjliggör även att analysera verksamhetens situation; kanske måste ni anställa fler till någon avdelning? Eller behövs omstruktureringar för att öka effektivitet och lönsamhet? Dessa insikter kan sedan ligga grund för planering av framtida förändringsarbeten.
